Perioada în care ne aflăm acum este una în care afacerile evoluează rapid, iar această evoluție este datorată în mare parte digitalizării și automatizării operațiunilor. Deschiderea la schimbare și digitalizare nu mai este doar o opțiune, ci o necesitate pentru a rămâne competitiv. Acest lucru a contribuit la dezvoltarea unor soluții software performante.
Începând cu 1 ianuarie 2024, oricine deține o firmă, un ONG sau un PFA și desfășoară relații B2B are obligativitatea e-Factura, mai exact trebuie să trimită toate facturile către ANAF prin intermediul Spațiului Privat Virtual. Transmiterea facturilor și fișierelor XML asociate va fi posibilă manual prin intermediul portalului ANAF sau automat prin conectarea sistemelor ERP direct la platforma e-Factura.
Având în vedere volumul mare de facturi, a doua opțiune este dorită de multe firme. De aceea, echipa NextUp a dezvoltat un soft performant prin care clienții săi pot transmite automat facturile emise către sistemul RO e-Factura, direct din aplicația ERP.
Obligativitatea e-Factura: Cine este vizat
Toate firmele stabilite pe teritoriul României vor avea obligația facturării electronice. Astfel, facturile fizice dispar, dar și cele în Excel, PDF sau cele scrise de mână. Atât emitentul, cât și destinatarul facturii sunt vizați de obligativitatea e-Factura.
Emitentul facturii electronice este operatorul economic care emite factura electronică și o transmite în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. Pentru a putea face acest lucru, contribuabilul trebuie să aibă cont în SPV și să se autentifice pe portalul ANAF. Tot în SPV pot fi descărcate facturile electronice.
Destinatar al facturii electronice este operatorul economic, autoritatea contractantă, entitatea contractantă sau orice altă entitate din România, care primește factura electronică însoțită de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.
Atenție, facturile emise operatorilor din străinătate nu trebuie transmise în e-Factura.
Sancțiuni pentru cei care nu respectă obligativitatea e-Factura
Transmiterea facturilor în format electronic a devenit obligatorie din ianuarie 2024, însă există câteva etape graduale de implementare și anumite sancțiuni dacă acestea nu sunt respectate:
- Începând cu 1 ianuarie 2024. Contribuabilii trebuie să trimită facturile în e-Factura, dar sunt obligaţi să le transmită şi destinatarilor prin modalităţile curente (format tipărit, e-mail etc.). Singura excepție o constituie situațiile în care atât emitentul, cât și destinatarul sunt deja înregistrați în Registrul e-Factura.
- Începând cu iulie 2024. Nerespectarea termenului limită de 5 zile calendaristice pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura se sancţionează cu amendă – de la 5.000 lei la 10.000 lei pentru marii contribuabili, de la 2.500 lei la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii, de la 1.000 lei la 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și persoanele fizice.
- Începând cu 1 iulie 2024. De la această dată, e-Factura este singurul canal prin care se vor putea transmite facturile, orice altă formă a acestor documente urmând să fie lipsită de efecte fiscale. Primirea și înregistrarea unei facturi în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura, constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.
Prin excepție, în perioada 1 ianuarie – 31 martie 2024, nerespectarea termenului limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura nu se sancționează.
Obligativitatea e-Factura în 2024 a fost demarată de la 1 ianuarie între firmele din România. Procesele interne ale firmelor, dar și relațiile comerciale cu partenerii de afaceri sunt influențate de acest demers.
Din cauza noutății acestui sistem sunt întâmpinate probleme de transmitere ce țin de aspectele tehnice ale programului e-Factura. În plus, o firmă poate refuza plata unei facturi dacă aceasta nu a fost emisă și transmisă prin RO e-Factura.
În ceea ce privește arhivarea facturilor în SPV a facturilor electronice, se menționează că fișierele sunt disponibile pentru descărcare timp de 60 zile de la momentul validării în sistem. Ulterior, acestea sunt arhivate electronic de autorități și sunt eliberate numai la cerere. Este important de știut că data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura e disponibilă acestuia pentru a fi descărcată din sistemul e-Factura.
Fiecare factură de vânzare emisă de către contribuabil va trebui încărcată în SPV. Fără un soft potrivit, acest lucru devine extrem de dificil când vorbim de un număr foarte mare de facturi și de un timp limită în care acestea trebuie încărcate în SPV. NextUp îi scutește pe antreprenori de această birocrație cu un soft performant integrat cu e-Factura care automatizează activitățile repetitive și consumatoare de resurse.